Plan comptable

Cet écran liste tous les comptes utilisés par votre organisation, classés par numéro, selon le référentiel choisi (SYSCOHADA Révisé ou SYSCBNL).

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le numéro, le libellé et la classe comptable, puis cliquez sur Enregistrer. Pour charger plusieurs comptes d'un coup, cliquez sur Importer, sélectionnez votre fichier (Excel/CSV), puis Importer les comptes.
2. Modifier : ouvrez le compte dans la liste, cliquez sur Modifier, ajustez le libellé ou la classe, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le compte, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un compte déjà utilisé dans une écriture ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : le compte apparaît immédiatement dans la liste et devient disponible pour la saisie d'écritures.

Journaux

Cet écran liste les journaux comptables (achats, ventes, banque, opérations diverses…).

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez son code et son libellé, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le journal, cliquez sur Modifier pour ajuster son libellé, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le journal, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un journal contenant des écritures ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : un journal verrouillé (icône cadenas) n'accepte plus de nouvelle écriture tant qu'un administrateur ne le déverrouille pas.

Écritures

Cet écran liste les écritures déjà saisies (voir l'exemple pas-à-pas complet ci-dessous).

1. Créer : cliquez sur Nouvelle écriture, choisissez le journal et la date, ajoutez vos lignes (compte, libellé, débit/crédit), puis Enregistrer pour sauvegarder en brouillon.
2. Modifier : tant qu'elle est en brouillon, ouvrez l'écriture, cliquez sur Modifier, ajustez les lignes, puis Enregistrer. Pour dupliquer une écriture existante, ouvrez-la et cliquez sur Dupliquer.
3. Supprimer : une écriture en brouillon peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer. Pour annuler une écriture déjà validée, ouvrez-la et cliquez sur Contrepasser : une écriture d'annulation est générée automatiquement.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Balance

Affiche, pour chaque compte, le total des débits, crédits et le solde sur la période choisie.

1. Choisissez la période en haut de l'écran, puis basculez entre Balance générale, Balance des tiers et Balance analytique.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Grand livre

Consultez le détail chronologique des mouvements d'un compte sur une période donnée.

1. Sélectionnez un ou plusieurs comptes et la période, puis cliquez sur Afficher.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : chaque écriture ayant mouvementé ce compte s'affiche, avec le solde progressif recalculé après chaque ligne.

Lettrage

Rapproche les écritures d'un même compte qui se compensent (facture / règlement) pour identifier ce qui reste réellement impayé.

1. Sélectionnez le compte de tiers à lettrer, cochez les lignes qui se compensent, puis cliquez sur Lettrer, ou sur Lettrage automatique pour laisser QOMTA proposer les correspondances.
2. Pour annuler un lettrage, sélectionnez les lignes lettrées et cliquez sur Délettrer.
3. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Clôture & exercices

Gérez les exercices comptables et procédez aux clôtures conformément aux règles SYSCOHADA Révisé et SYSCBNL.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez les dates de l'exercice, puis Enregistrer.
2. Modifier : tant qu'il est ouvert, ouvrez l'exercice, cliquez sur Modifier pour ajuster ses dates, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un exercice sans écriture peut être supprimé via Supprimer depuis sa fiche. Un exercice clôturé ne peut pas être supprimé.
4. Pour clôturer, ouvrez l'exercice et cliquez sur Clôturer, puis confirmez. Un administrateur peut cliquer sur Rouvrir pour annuler temporairement une clôture.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Clients

La fiche client est le point central qui regroupe toutes les informations d'un client, ainsi que l'historique de tous ses devis, factures et paiements.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez sa raison sociale, ses coordonnées et ses conditions de paiement, puis Enregistrer : vous êtes redirigé vers sa fiche (historique de devis, factures, paiements).
2. Modifier : ouvrez la fiche du client, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche du client, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un client ayant des factures ou paiements liés ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Devis

Vous pouvez créer et envoyer des devis à vos clients. Une fois accepté, le devis peut être converti en facture en un seul clic.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Choisissez le client, ajoutez vos lignes (désignation, quantité, prix), puis Enregistrer et Envoyer pour le transmettre par e-mail.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas accepté, ouvrez le devis, cliquez sur Modifier, ajustez les lignes, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un devis non accepté peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. À la réponse du client, ouvrez le devis et cliquez sur Accepter ou Refuser.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Factures

Les factures de vente sont les documents officiels que vous émettez à vos clients. Une fois qu'elles sont envoyées, elles ne peuvent plus être modifiées.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle facture, ou convertissez un devis accepté en cliquant sur Convertir en facture.
2. Modifier : tant qu'elle est en brouillon, ouvrez la facture, cliquez sur Modifier, ajustez les lignes, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une facture en brouillon peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer. Une facture envoyée ou payée ne peut plus être supprimée ; utilisez un avoir pour la corriger.
4. Exporter : cliquez sur Envoyer ou Imprimer pour obtenir un PDF, ou utilisez Exporter Excel / Exporter PDF depuis la liste.

Avoirs

Un avoir est un document qui permet d'annuler une facture totalement ou partiellement, par exemple en cas de retour de marchandise ou d'erreur.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Sélectionnez la facture d'origine, précisez le montant et le motif, puis Enregistrer.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas validé, ouvrez l'avoir, cliquez sur Modifier, ajustez montant ou motif, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un avoir non validé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : le solde dû par le client est automatiquement réduit du montant de l'avoir.

Paiements

Cet écran vous permet d'enregistrer les paiements reçus de vos clients et de les rapprocher automatiquement des factures impayées.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Choisissez le client et la ou les factures, saisissez le montant et le mode de paiement, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le paiement, cliquez sur Modifier pour corriger une allocation, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le paiement, cliquez sur Supprimer, puis confirmez : les factures repassent au statut « impayée » ou « partielle ».
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : le paiement est rapproché des factures, dont le statut passe à « payée » ou « partielle ».

Relances

1. Modifier : pour modifier un modèle de relance, ouvrez-le, cliquez sur Modifier, ajustez le texte, puis Enregistrer.
2. Supprimer : pour annuler une relance programmée, ouvrez-la et cliquez sur Supprimer.
3. Cochez le ou les clients en retard, puis cliquez sur Envoyer une relance, ou sur Programmer pour un envoi automatique.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Pipeline

Cet outil visuel vous offre une vue d'ensemble de vos opportunités commerciales, afin de suivre leur progression étape par étape.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle opportunité en haut à droite pour en ajouter une, renseignez client, montant estimé et étape, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la carte de l'opportunité pour en modifier les détails, ou faites-la glisser d'une colonne à l'autre pour changer son étape.
3. Supprimer : ouvrez la carte, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Fournisseurs

Centralisez les informations de tous vos fournisseurs et suivez l'historique complet de vos échanges avec chacun d'eux.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez les informations du fournisseur (raison sociale, contact, conditions de paiement…), puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la fiche du fournisseur, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un fournisseur ayant des commandes ou factures liées ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Commandes

Vous pouvez créer des commandes d'achat, les soumettre à validation, puis les envoyer à vos fournisseurs.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle commande, choisissez le fournisseur et les articles, puis Enregistrer.
2. Modifier : tant qu'elle est en brouillon, ouvrez la commande, cliquez sur Modifier, ajustez les lignes, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une commande en brouillon peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Cliquez sur Soumettre, puis la personne habilitée clique sur Approuver ; cliquez ensuite sur Envoyer au fournisseur.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Réceptions

Lorsque vous recevez une commande, vous enregistrez la réception pour mettre à jour vos stocks et générer automatiquement les écritures comptables.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle réception, sélectionnez la commande correspondante, vérifiez les quantités reçues, puis cliquez sur Valider la réception.
2. Modifier : tant qu'elle n'est pas validée, ouvrez la réception, cliquez sur Modifier, ajustez les quantités, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une réception non validée peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : les quantités sont automatiquement ajoutées au stock, et l'écriture comptable est générée si votre organisation utilise la comptabilisation automatique.

Stocks

Gérez et suivez vos niveaux de stock, les mouvements d'entrée et de sortie, ainsi que les transferts entre différents sites.

1. Créer : pour transférer du stock, cliquez sur Nouveau transfert, choisissez site de départ/arrivée, article et quantité, puis Valider.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas validé, ouvrez le transfert, cliquez sur Modifier, ajustez la quantité, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un transfert non validé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Utilisez la recherche pour retrouver un article.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Inventaires

L'inventaire vous permet de comparer votre stock théorique (informatique) avec le stock physique réel, et d'ajuster votre système en conséquence.

1. Créer : cliquez sur Nouvel inventaire, saisissez la quantité comptée pour chaque article, puis cliquez sur Valider l'inventaire : le stock informatique est ajusté automatiquement.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas validé, ouvrez l'inventaire, cliquez sur Modifier, corrigez les quantités comptées, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un inventaire non validé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Factures d'achats

C'est l'étape de validation de la facture de votre fournisseur, qui sera ensuite comptabilisée et payée.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle facture d'achat, rattachez-la à une commande si possible, vérifiez les montants, puis Enregistrer.
2. Modifier : tant qu'elle n'est pas validée, ouvrez la facture, cliquez sur Modifier, ajustez les montants, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une facture d'achat non validée peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Règlements

Enregistrez les paiements effectués à vos fournisseurs, ce qui met à jour le statut de leurs factures.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Choisissez le fournisseur et la facture, saisissez le montant et le mode de paiement, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le règlement, cliquez sur Modifier pour corriger une allocation, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le règlement, cliquez sur Supprimer, puis confirmez : la facture repasse au statut « impayée » ou « partielle ».
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Comptes bancaires

Vous pouvez créer et configurer chacun de vos comptes bancaires, avec leur solde de départ pour une gestion précise.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez la banque, le numéro (ou IBAN) et le solde de départ, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le compte, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le compte, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un compte ayant des mouvements ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : une écriture d'ouverture est générée automatiquement pour refléter le solde de départ en comptabilité.

Mouvements

Saisissez manuellement les opérations ou importez vos relevés bancaires pour suivre tous vos mouvements financiers.

1. Créer : cliquez sur Nouveau mouvement pour saisir manuellement, ou Importer un relevé pour charger un fichier.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas rapproché, ouvrez le mouvement, cliquez sur Modifier, ajustez le montant ou le libellé, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un mouvement non rapproché peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Virements

1. Créer : cliquez sur Nouveau virement, choisissez le compte source et le compte destination, saisissez le montant, puis Enregistrer.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas confirmé, ouvrez le virement, cliquez sur Modifier, ajustez le montant, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un virement non confirmé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Une fois confirmé par la banque, cliquez sur Marquer comme confirmé.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Rapprochement

Cette fonction essentielle vous permet de rapprocher les écritures de votre comptabilité avec les mouvements de votre banque, pour vérifier la cohérence de vos comptes.

1. Supprimer : pour annuler un rapprochement, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur Dissocier.
2. Sélectionnez le compte, puis cliquez sur Rapprochement automatique.
3. Pour les lignes restantes, cochez manuellement puis cliquez sur Associer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Prévisions

L'outil de prévision analyse vos flux à venir pour vous aider à anticiper les besoins futurs en trésorerie et à prendre des décisions éclairées.

1. Ajustez la période d'analyse pour voir l'évolution attendue de votre trésorerie.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Paiements

1. Modifier : tant qu'il est en attente, ouvrez le paiement, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
2. Supprimer : un paiement en attente peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
3. Ouvrez un paiement en attente, vérifiez montant et bénéficiaire, puis cliquez sur Approuver ou Rejeter.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Actifs

La fiche d'un actif rassemble toutes ses caractéristiques (valeur d'acquisition, date, durée de vie) et suit son statut.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez désignation, date d'acquisition, valeur et catégorie, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la fiche de l'actif, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un actif déjà amorti ne peut pas être supprimé ; utilisez plutôt une cession.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Catégories d'actifs

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le nom de la catégorie et sa durée d'amortissement, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la catégorie, cliquez sur Modifier, ajustez la durée d'amortissement, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la catégorie, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Une catégorie utilisée par des actifs ne peut pas être supprimée.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Amortissements

QOMTA calcule automatiquement les plans d'amortissement pour chaque actif, selon les règles comptables en vigueur.

1. Créer : cliquez sur Générer les amortissements pour la période souhaitée, vérifiez les montants, puis cliquez sur Valider.
2. Supprimer : un plan d'amortissement non validé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
3. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Cessions

Pour la vente ou la mise au rebut d'un actif, vous enregistrez une cession qui solde son compte et génère l'écriture comptable correspondante.

1. Créer : ouvrez la fiche de l'actif, cliquez sur Céder cet actif, choisissez le type de cession, renseignez la date et le prix de vente, puis Confirmer.
2. Modifier : tant qu'elle n'est pas confirmée, ouvrez la cession, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une cession non confirmée peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Inventaire des actifs

1. Créer : cliquez sur Nouvel inventaire, cochez chaque actif retrouvé, puis cliquez sur Clôturer l'inventaire.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas clôturé, ouvrez l'inventaire, cliquez sur Modifier, ajustez les cases cochées, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un inventaire non clôturé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Employés

La fiche employé regroupe toutes les informations administratives et professionnelles d'un collaborateur.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez les informations de l'employé (nom, poste, site, coordonnées…) et ajoutez sa photo si besoin, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la fiche de l'employé, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un employé ayant un contrat actif ou des bulletins de paie ne peut pas être supprimé ; désactivez plutôt son compte.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Contrats

1. Créer : cliquez sur Nouveau contrat, choisissez type, poste, salaire et dates, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le contrat, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un contrat en brouillon peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer. Un contrat déjà utilisé en paie ne peut pas être supprimé ; utilisez Clôturer à la place.
4. Utilisez Activer, Suspendre, Renouveler ou Clôturer pour faire évoluer le statut.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Paie

Pour chaque mois, vous pouvez lancer le calcul de la paie qui génère les bulletins de salaire pour tous vos employés.

1. Créer : choisissez le mois, cliquez sur Calculer la paie, vérifiez les bulletins, puis cliquez sur Valider.
2. Modifier : tant qu'il n'est pas validé, ouvrez le bulletin, cliquez sur Modifier, ajustez les éléments, puis Enregistrer.
3. Supprimer : un bulletin non validé peut être supprimé depuis sa fiche via Supprimer.
4. Exporter : cliquez sur Générer les déclarations pour les documents sociaux et fiscaux, ou utilisez Exporter Excel / Exporter PDF.

Congés

Les employés peuvent soumettre des demandes de congé, qui sont ensuite soumises à un cycle d'approbation par leur responsable.

1. Créer : cliquez sur Nouvelle demande, choisissez le type de congé et les dates, puis Soumettre (voir l'exemple détaillé ci-dessous).
2. Modifier : tant qu'elle est en attente, ouvrez la demande, cliquez sur Modifier, ajustez les dates, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une demande en attente peut être annulée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Le responsable ouvre la demande et clique sur Approuver ou Refuser.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Formations

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez intitulé, dates et places, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la formation, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la formation, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
4. Cliquez sur Inscrire un employé depuis la fiche de la formation.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Notes de frais

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez montant et motif, joignez le justificatif, puis Soumettre.
2. Modifier : tant qu'elle est en attente, ouvrez la note de frais, cliquez sur Modifier, ajustez montant ou justificatif, puis Enregistrer.
3. Supprimer : une note de frais en attente peut être supprimée depuis sa fiche via Supprimer.
4. Le responsable clique sur Approuver ou Refuser.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Présences

1. Modifier : pour corriger un pointage, un responsable ouvre la ligne, clique sur Modifier, ajuste l'heure, puis Enregistrer.
2. Supprimer : ouvrez la ligne de pointage, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
3. Le pointage se fait via Pointer l'arrivée / Pointer le départ, éventuellement par QR code affiché sur site.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Missions

Ce module permet de planifier et de suivre les missions des employés, avec la possibilité d'y rattacher des dépenses.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez lieu, date, description et employé assigné, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la mission, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la mission, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
4. Cliquez sur Ajouter une dépense depuis la fiche de la mission.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Projets

Vous créez un projet en définissant son responsable, ses dates et son budget global. Chaque projet peut être décomposé en lignes budgétaires.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez nom du projet, dates, responsable et bailleur, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la fiche du projet, cliquez sur Modifier, ajustez les informations, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un projet ayant des budgets liés ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Budgets

Un budget est rattaché à un projet et définit les montants alloués par poste de dépense.

1. Créer : depuis la fiche du projet, cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le montant alloué, l'exercice et la source de financement, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le budget, cliquez sur Modifier, ajustez le montant alloué, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le budget, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un budget ayant des lignes engagées ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Lignes budgétaires

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le poste de dépense et le montant prévu, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la ligne, cliquez sur Modifier, ajustez le montant prévu, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la ligne, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Rentabilité

L'outil d'analyse vous permet de comparer le budget prévu avec le réel engagé, pour identifier les écarts et piloter efficacement vos projets.

1. Sélectionnez le projet à analyser : le tableau budget prévu / réalisé s'affiche automatiquement, avec l'écart calculé pour chaque ligne.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Résultat : vous visualisez en un coup d'œil si le projet respecte le budget alloué ou s'il le dépasse.

Bilan

Ces deux états financiers fondamentaux sont générés automatiquement à partir des données comptables que vous avez saisies.

1. Choisissez la date d'arrêté, puis cliquez sur Générer.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Compte de résultat

1. Sélectionnez la période, puis cliquez sur Générer.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

États financiers

1. Cliquez sur Générer la liasse pour produire l'ensemble du dossier réglementaire.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Trésorerie (TFT)

1. Sélectionnez la période, puis cliquez sur Générer.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Rapports ventes / achats / RH / projets

1. Cliquez sur l'onglet du domaine souhaité, ajustez les filtres, puis Afficher.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Analyses

1. Choisissez les indicateurs et la période à comparer dans les menus déroulants.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Rapports personnalisés

Vous pouvez créer vos propres rapports en sélectionnant les données et les indicateurs qui vous intéressent, et même les programmer pour un envoi automatique.

1. Créer : cliquez sur le bouton Nouveau rapport en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Choisissez les données à inclure, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le rapport, cliquez sur Modifier, ajustez les données incluses, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le rapport, cliquez sur Supprimer, puis confirmez.
4. Cliquez sur Programmer pour un envoi automatique récurrent.
5. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Exports

Tous les rapports et listes peuvent être exportés au format Excel ou PDF pour une exploitation externe ou une impression.

1. Cliquez sur Exporter Excel, Exporter PDF, ou Programmer un export.

Utilisateurs

C'est ici que les administrateurs peuvent créer de nouveaux comptes, attribuer des rôles, et gérer les permissions de chaque utilisateur.

1. Créer : cliquez sur Nouvel utilisateur, renseignez nom, e-mail, site et rôle, puis Enregistrer (voir l'exemple détaillé ci-dessous).
2. Modifier : ouvrez la fiche du compte, cliquez sur Modifier, ajustez ses informations ou son rôle, puis Enregistrer.
3. Supprimer : pour désactiver un compte, ouvrez sa fiche et cliquez sur Désactiver. Pour débloquer un compte verrouillé, cliquez sur Réinitialiser les tentatives de connexion.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Organisations

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le nom du site et son adresse, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la fiche du site, cliquez sur Modifier, ajustez le nom ou l'adresse, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la fiche, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un site ayant des données liées ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Devises

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le code, le nom et le taux de la devise, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez la devise, cliquez sur Modifier pour ajuster le taux, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez la devise, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Une devise utilisée dans des transactions ne peut pas être supprimée.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Groupes de taxes

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Renseignez le nom du groupe et le taux applicable, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le groupe, cliquez sur Modifier, ajustez le taux, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le groupe, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un groupe de taxes utilisé ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Rôles

Ce menu permet de définir les rôles, les droits d'accès, et d'activer ou désactiver des modules selon les besoins de l'entreprise.

1. Créer : cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la liste ; un formulaire s'affiche. Nommez le rôle, puis cochez les permissions à lui attribuer, puis Enregistrer.
2. Modifier : ouvrez le rôle, cliquez sur Modifier, ajustez le nom ou les permissions, puis Enregistrer.
3. Supprimer : ouvrez le rôle, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Un rôle encore attribué à un utilisateur ne peut pas être supprimé.
4. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Permissions

1. Modifier : cochez ou décochez les actions autorisées pour chaque rôle, puis cliquez sur Enregistrer.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Modules

1. Supprimer : pour désactiver un module complémentaire, cliquez sur Désactiver en face du module.
2. Cliquez sur Activer en face d'un module complémentaire.

Abonnement

1. Cliquez sur Changer de plan pour passer à une formule supérieure ou inférieure.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.

Audit

1. Utilisez les filtres (utilisateur, module, date) pour retrouver une action précise.
2. Exporter : en haut de la liste, cliquez sur Exporter Excel ou Exporter PDF pour télécharger les données.